英文會議記錄
用中文開的會，怎麼寫成英文會議記錄
Trippi Notes 團隊 · 2026年10月1日確認
主管說這次的會議記錄要寄給國外的客戶和同事，請用英文寫。可是會議是用中文開的，中間還夾了不少英文單字。好消息是：英文會議記錄（minutes）不需要華麗的英文，需要的是固定的架構，再避開幾種一看就是「中文直翻」的句子。讀的人只想知道兩件事：決定了什麼，以及誰要在哪一天前完成什麼。
英文會議記錄的格式
五個區塊，順序固定。區塊標題保留英文，因為讀的人就是靠這些標題找內容。
- 1Header — 會議名稱、日期、Present（出席）與 Absent（缺席）。同事有英文名字就用英文名字，沒有就用護照上的拼法，全文一致。
- 2Decisions — 一個決議寫一行，用過去式：Agreed to…、Decided to…。
- 3Action items — 待辦事項、負責人、截止日。一件事只寫一個名字，「大家一起」不是負責人。
- 4Open questions — 還沒有結論的問題，以及由誰去確認。
- 5Next meeting — 日期與目的。
台灣上班族常見的錯誤
左邊的句子都是把辦公室裡天天在講的中文，一個字一個字搬進英文。對方大概看得懂，但一眼就知道是翻譯，有些甚至會被讀成別的意思。
| 我們常寫 | 英文應該寫 | 原因 |
|---|---|---|
| Could you check the quotation by Thursday? | 「請幫忙確認」直翻成 help to check 很不自然，而且沒有期限。直接說要對方做什麼、哪天前。 | |
| Ethan will follow up on this case. | 「追蹤」在英文會議記錄裡通常是 follow up on。track 比較像監控數據或物流。 | |
| Lin Chih-wei will contact the vendor. | in charge of 後面要接名詞或 -ing。其實不用這個片語，直接寫動作更清楚。 | |
| The review meeting will be held on Monday. | 會議是「被舉行」的，要用被動：will be held。 | |
| We discussed the schedule yesterday. | 有 yesterday 這種明確的過去時間，就用過去式，不用現在完成式。 | |
| The vendor agreed, but the price is still high. | 「雖然……但是」在英文只能留一個連接詞：even though 或 but。 | |
| Because of the typhoon, the site visit was cancelled. | 「因為……所以」同理只留一個。另外，已經發生的取消要用過去式。 | |
| Kevin will prepare the slides for the director. | 「簡報」是 slides 或 presentation，PPT 只是檔案格式。寫給外部的記錄也少用 boss，寫職稱或名字。 | |
| Mei-ling suggested changing the supplier. | suggest 後面接 -ing 或 that 子句，不接 to。 |
不確定的時候，問自己：只看這一行，看得出誰要做什麼嗎？help to check、track、later 這種寫法，多半答不出來。
英文會議記錄範例
一場每週的專案會議，照上面的格式寫成。複製下來，把內容換成你的就可以用。
Weekly project meeting — 6 October 2026
Present: Chen Yi-ting, Lin Chih-wei, Huang Mei-ling, Kevin Wu. Absent: Ethan Hsu.
Decisions
We agreed to move the Taichung site visit to 16 October.
We decided to keep the current supplier until the end of the year.
Action items
Lin Chih-wei to contact the vendor about the new quotation by 8 Oct.
Kevin to prepare the slides for the director by 12 Oct.
Ethan to follow up on the delayed shipment by 9 Oct.
Open questions
Do we need English labels on the packaging? Mei-ling will ask the client.
Next meeting
13 October, review of the new quotation.
一個畫面就看得完，每一行都在回答兩個問題之一：決定了什麼，誰要在哪一天前完成什麼。缺席的 Ethan 也有待辦事項，是為了會後直接轉給他。日期寫成 8 Oct 這種英文月份，哪一國的人讀都不會錯；10/8 在美國是十月八日，在歐洲是八月十日。
如果會議是用中文開的
有三種做法。第一，用中文記，會後再翻成英文。最保險，但等於寫兩次，到了晚上常常想不起「那個數字到底是多少」。
第二，開會時直接用英文記。熟練的人很快，但一邊跟上討論一邊想英文很累，容易漏掉重要的話。
第三，讓工具先產生會議記錄的草稿，你只要讀過、修改。下面介紹的就是這個做法。
會議記錄裡最常用的幾句英文
Agreed to…（同意……）、Decided not to…（決定不……）、On hold until…（暫緩到……）、Kevin to… by 12 Oct（Kevin 在10月12日前完成……）、To be decided at the next meeting（下次會議再決定）。有這五句，大部分的會議記錄都寫得出來。
中文的會議，直接產生英文會議記錄
Trippi Notes 在瀏覽器分頁裡聽會議（Google Meet，以及瀏覽器版的 Zoom 和 Microsoft Teams），把每一句話連同說話者的名字和時間寫下來，每一行下面附上一行翻譯。會議結束後按 Summarize，就會得到英文（或你選的語言）的摘要：概要、決議、有負責人的待辦事項、未決問題、詞彙表。逐字稿保留中文原文和英文兩行，任何一句都能對照當時說的話確認。
會議裡不會出現機器人，與會者名單也不會多出新名字。不過還是請告訴大家你在做記錄，就像用紙筆記錄時一樣。怎麼告知、可以怎麼說（英文頁面）。
FAQ
常見問題
會議記錄和會議筆記，英文有差別嗎？+
公司內部的會議，minutes 和 meeting notes 都可以，意思一樣。董事會這類正式會議的紀錄通常叫 minutes。
Teams 或 Zoom 的桌面版應用程式可以用嗎？+
不行，只支援瀏覽器。打開邀請連結後選擇在瀏覽器中繼續，Zoom 也一樣。
反過來，英文會議可以產生中文會議記錄嗎？+
可以。摘要的語言可以自己選，逐字稿裡每一句英文下面都有中文翻譯。
自動產生的會議記錄可以直接寄出嗎？+
內容是 AI 模型寫的，寄出前請先讀過一遍，特別是人名、日期和數字，要對照逐字稿確認。